Pensioenfonds TNO en zijn uitbestede partijen waaronder administrateur AZL (pensioenadministratie), Keylane (website en pensioenportal) en Nationale Nederlanden Investmentpartners (beleggingen en beleggingsadministratie voor de regeling Extra Pensioen, Netto Pensioen en TOP) (hierna: ‘wij’) hebben persoonlijke gegevens van u nodig om uw pensioen zo goed mogelijk te kunnen uitvoeren, administreren en presenteren. Het gaat bijvoorbeeld om uw woonadres, salaris en burgerlijke staat.

Wij verwerken uw persoonsgegevens; wij verzamelen, gebruiken en bewaren ze. Dit doen wij in overeenstemming met de wet, de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Hoe dit gebeurt, leggen wij hieronder aan u uit.

Van wie verwerken wij persoonsgegevens?

Wij verwerken persoonsgegevens van:

– alle deelnemers (en andere aanspraak- en uitkeringsgerechtigden) in het pensioenfonds;
– alle bezoekers van de website (pensioenportal);
– iedereen die contact met ons opneemt.

Van wie en hoe ontvangen wij persoonsgegevens?

– van u, bijvoorbeeld wanneer u een e-mail stuurt, belt, een contactformulier invult of de website (pensioenportal) bezoekt;
– van uw werkgever, bijvoorbeeld uw salarisgegevens en uw parttimepercentage. Wij ontvangen alle (persoons)gegevens die noodzakelijk zijn voor de goede uitvoering en administratie van uw pensioen. Uw (persoons)gegevens worden via een beveiligde verbinding in een afgeschermde omgeving geleverd;
– van (semi-)overheidsinstanties, bijvoorbeeld uw gemeente voor uw actuele adresgegevens of van UWV wanneer u (gedeeltelijk) arbeidsongeschikt bent.

Welke persoonsgegevens verwerken wij?

Wij verwerken van alle deelnemers in het pensioenfonds in elk geval deze persoonsgegevens:

– naam;
– adres- en woonplaatsgegevens;
– geboortedatum;
– geslacht;
– burgerlijke staat; bij een huwelijk, of een geregistreerd partnerschap verwerken wij ook de gegevens van de partner;
– financiële gegevens, zoals salarisgegevens, opgebouwd en/of uit te keren pensioen;
– BSN.

Wanneer bij ons bekend/als van toepassing verwerken wij ook:

– gegevens van de partner wanneer u samenwoont en u uw partner hebt aangemeld zoals bepaald in het pensioenreglement;

– gegevens over arbeidsongeschiktheid, zoals uw arbeidsongeschiktheidspercentage;
– gegevens van eventuele voorgaande pensioenverzekeraars en/of pensioenfondsen;
– uw telefoonnummer;
– uw e-mailadres;
– uw toestemming wanneer u nieuwsbrieven wenst te ontvangen;
– gegevens die u achterlaat bij uw bezoek aan de website, zoals uw IP-adres of, afhankelijk van uw cookie-instellingen, geanonimiseerde, statistische gegevens over de informatie op de website die door bezoekers wordt opgevraagd.

Waarvoor en op basis waarvan verwerken wij persoonsgegevens?

Wij verwerken uw persoonsgegevens om uw pensioen zo goed mogelijk te kunnen uitvoeren en administreren. Om persoonsgegevens te mogen verwerken moet er een grondslag zijn. Voor de verwerking van uw persoonsgegevens door ons zijn dit de grondslagen:

– Wettelijke verplichtingen. Bijvoorbeeld verplichtingen die voortvloeien uit:

• de Pensioenwet;
• de Wet verevening pensioenrechten bij scheiding

– Uitvoering van een overeenkomst. Bijvoorbeeld verplichtingen die voortvloeien uit:

• de pensioenovereenkomst (de overeenkomst tussen u en uw werkgever);
• de uitvoeringsovereenkomst (de overeenkomst tussen uw werkgever en het pensioenfonds);
• het pensioenreglement (het reglement dat van toepassing is tussen u en het pensioenfonds).

Daarnaast kunnen uw persoonsgegevens incidenteel verwerkt worden op grond van:

– uw toestemming;
– een gerechtvaardigd belang (bijvoorbeeld als dit noodzakelijk is voor de uitvoering voor de dagelijkse bedrijfsvoering of voor het dagelijks beheer van het pensioenfonds);
– het uitvoeren/nakomen van (contractuele) verplichtingen/afspraken.

Aan wie verstrekken wij persoonsgegevens?

Als dat noodzakelijk is, worden uw persoonsgegevens aan verschillende ontvangers verstrekt. Aan wie welke persoonsgegevens worden verstrekt hangt af van de situatie. Het kan gaan om:

– interne verstrekkingen aan medewerkers van het pensioenfonds en aan medewerkers van zijn administrateur, en verstrekkingen tussen het pensioenfonds en zijn administrateur;
– toezichthouders zoals De Nederlandsche Bank (DNB), Autoriteit Financiële Markten (AFM) en Autoriteit Persoonsgegevens (AP);
– belastingdienst;
– andere (semi-)overheidsinstanties zoals CBS en UWV;
– derden die wij inschakelen om uw pensioen zo goed mogelijk te kunnen uitvoeren en administreren;
– de accountant en de certificerend actuaris van het fonds

Aan wie verstrekken wij géén persoonsgegevens?

Wij zullen uw persoonlijke gegevens in geen geval verstrekken aan partijen die uw gegevens gebruiken voor commerciële doeleinden in welke vorm dan ook.

De beveiliging van uw persoonsgegevens

Uw persoonsgegevens moeten goed beveiligd zijn. Dat vinden wij, pensioenfonds én administrateur, erg belangrijk. Wij treffen dan ook technische- en organisatorische maatregelen om uw persoonsgegevens te beschermen. Denk bijvoorbeeld aan maatregelen tegen (cyber)criminaliteit, vernietiging, verlies of een andere onrechtmatige verwerking. De getroffen maatregelen voldoen minimaal aan de algemene eisen die gesteld worden aan informatiebeveiliging. Wij evalueren de getroffen maatregelen periodiek en stellen die zo nodig bij.

Verder hebben wij zowel intern als met externe partijen afspraken gemaakt over de vertrouwelijkheid en beveiliging van uw persoonsgegevens.

Verwerking buiten de Europese Unie

Slechts bij uitzondering kan het voorkomen dat uw persoonsgegevens worden verwerkt door een organisatie in een land buiten de Europese Unie. In dat geval worden te allen tijde passende, aanvullende maatregelen getroffen die voldoen aan de Europese maatstaven voor beveiliging van persoonsgegevens op grond van de AVG.

Uw rechten

Op grond van de wet hebt u rechten waarvan u gebruik kunt maken tegenover organisaties die uw persoonsgegevens verwerken:

– recht op inzage;
– recht op rectificatie;
– recht op gegevenswissing (ook bekend als het ‘recht op vergetelheid’ of ‘recht om vergeten te worden’);
– recht op beperking van de verwerking;
– recht op overdraagbaarheid (ook bekend als recht op dataportabiliteit);
– recht van bezwaar.

U kunt een beroep doen op deze rechten. Wilt u van uw rechten gebruik maken, neem dan contact met ons op. Dien uw beroep op een van uw rechten altijd schriftelijk in. U krijgt altijd van ons een bericht.

Wanneer kunt u gebruik maken van uw rechten: twee voorbeelden

Wanneer u:

– wilt weten welke persoonsgegevens wij van u hebben, dan kunt u een beroep doen op het recht van inzage;
– van mening bent dat wij bepaalde persoonsgegevens van u niet correct hebben geadministreerd, of dat er persoonsgegevens moeten worden veranderd of aangevuld, kunt u een beroep doen op het recht van rectificatie.

Klacht indienen

U kunt een klacht indienen over de verwerking van uw persoonsgegevens. Wilt u een klacht hierover indienen, neem dan contact met ons op en dien uw klacht altijd schriftelijk in. U krijgt altijd van ons een bericht. U kunt hiervoor gebruik maken van onze interne- Klachten en geschillenprocedure.

Intrekken van verleende toestemming

Wanneer wij uw persoonsgegevens verwerken op basis van uw toestemming kunt u deze toestemming altijd weer intrekken. U doet dat op dezelfde manier als u de toestemming hebt verleend. Dan stoppen wij de gegevensverwerking zo snel mogelijk.

Bewaartermijn persoonsgegevens

Uw persoonsgegevens verwerken wij met als doel om uw pensioen zo goed mogelijk te kunnen uitvoeren en administreren. Zolang wij uw persoonsgegevens nodig hebben voor dit doel, bewaren wij uw persoonsgegevens.

Daarnaast houden wij ons aan de wettelijke bewaartermijnen. Hebben wij uw persoonsgegevens niet meer nodig voor het doel waarvoor uw gegevens zijn verzameld en er geen wettelijke bewaartermijn van toepassing is, dan stoppen wij de verwerking van uw persoonsgegevens. Wij verwijderen vervolgens de verzamelde persoonsgegevens.

cookies

Deze website maakt gebruik van cookies. Er bestaan verschillende soorten cookies. Functionele cookies zijn noodzakelijke cookies om de website van het pensioenfonds goed te laten werken. Deze cookies plaatsen wij altijd en hebben geen impact op uw privacy. Voor cookies die wel van invloed zijn op uw privacy, zoals analyserende cookies, vragen wij om uw toestemming zodra u de website van het pensioenfonds bezoekt. Voor meer informatie verwijzen wij u naar de cookieverklaring.

Contact

Hebt u vragen over de verwerking van uw persoonsgegevens? Dan kunt u contact  opnemen met onze Functionaris Gegevensverwerking, mevrouw drs. M.P.J. Huisman- de Heij RA. Zij is bereikbaar op werkdagen van 8.30 uur tot 17.00 uur op nummer 070-4138614 of per mail huisman@pftno.nl.

Wijzigingen

Pensioenfonds TNO behoudt zich het recht voor deze privacyverklaring te wijzigen. Van iedere wijziging zal melding worden gemaakt op onze website.Wij raden u aan de privacyverklaring regelmatig te lezen. Deze privacyverklaring is door het Bestuur van Pensioenfonds TNO vastgesteld in de vergadering van 8 mei 2018.